随着国家司法改革的逐步深入，司法透明和公正受到广泛的关注，涉案卷宗管理工作的规范化得到了各级司法机关的重视。做好卷宗的管理工作，完善案件卷宗归档管理，能够促进司法机关规范化办案，提高司法机关的执法形象。
经过系统的调研，我公司发现，目前司法机关卷宗管理工作存在的困难和问题如下：
1.案卷规范管理文件多，厅局处队的要求各有不同，基层单位执行时缺乏具体流程引导；案卷规范管理落地抓手少，不能有效的引导、帮助工作人员及时完成规范整理，缺少技术辅助手段。
2.案卷借用归还登记混乱，常有工作人员因为案卷数量众多忘记借还登记手续；案卷室管理人员不足，甚至归档工作也是承办人自己到卷宗室完成。
3.业务部门往往忙于处理案件,而无暇案卷的保管整理；案件办结后不及时归档，归档案卷质量不合格等问题普遍存在。
为解决卷宗分散式存放、办案进度管控不全面、卷宗保管的安全性和规范性难于保障、办案人员工作效能不便统计等弊端，我公司应用物联网无线射频技术、智能存储技术、信息化技术和数据库技术，推出了创兴“卷宗管理系统”（简称“卷宗管理系统”），通过系统智能控制卷宗的存放与领取,实现对卷宗的安全保管和规范管理,也可对办案人员的工作量等工作效能进行统计、汇总。
在案件维护模块可以对案件进行添加、修改、删除、查询以及在案件下添加卷宗等操作。添加案件时，根据案件下的卷宗添加情况呈现不同的案件状态，有已入库、处理中、待入库、应入库四种状态。有卷宗的案件为已入库状态；没有卷宗的案件添加后7天内为处理中的状态；没有卷宗的案件添加后30天内为待入库的状态；没有卷宗的案件添加后超过30天为应入库的状态，应入库状态可以更改为待入库状态，管理员可以根据案件状态的提醒进行卷宗的添加。
2.卷宗管理在卷宗管理模块可以对卷宗进行添加、修改、删除、查询以及调阅、归还、卷宗处理等操作。添加卷宗时，可以给每个卷宗制作一个电子标签，当卷宗出入卷宗室时，系统能自动识别电子标签并记录；对于未经授权的卷宗出入库，系统能自动识别并联动摄像头进行报警抓拍，数据及抓拍照片上传到服务器备查。
3.操作记录查询通过系统可轻松查阅卷宗所有的出入信息，包括出入时间，借阅人等，实现了卷宗流转的可追溯化管理。
4.统计分析系统可以对案件、卷宗及其存储设备进行统计。根据案件的类型及状态进行案件的统计；根据卷宗的种类、状态和卷宗的操作进行卷宗的统计；对存储设备的使用情况和使用率进行统计，统计时生成统计图并能导出统计列表。
5.快速盘点系统自动生成统计报表，详细记录在库卷宗数量及存储位置、已出库卷宗数量及相关信息，卷宗信息一目了然；通过专用手持式自动扫描盘库设备，通过远距离批量识别卷宗电子标签，可轻松实现在库卷宗的盘库，节约人力物力，提高工作效率。
6.审批管理对于重要、秘密卷宗，系统可设置审批权限，未经审批许可的卷宗出入库，系统会自动报警；审批负责人可通过卷宗网页版对相关卷宗的出入库进行无纸化远程审批，提高效率。
7.卷宗管理三级联网系统能够实现省市县三级联网，上级部门可通过系统直接查看相关卷宗的保管情况，实现了信息化，规划化，透明化的管理。
8.存储设备智能化管理系统与智能密集柜、智能柜等存储设备实现联动，可远程查看柜内卷宗存储状态，并可实现远程开关存储设备、控制温湿度设备等，提高了智能化水平。
9.系统管理在系统管理模块可以添加部门及用户并设置用户的权限；在系统参数管理设置审批、配置关联的硬件参数。
10.首页管理系统首页有各种提醒，如审批卷宗提醒、异常出入提醒、逾期未归还提醒、超期卷宗提醒等。
